Privacyverklaring sollicitanten
Vesteda respecteert jouw privacy. Wij waarderen het vertrouwen dat je in ons stelt, en zullen er alles aan doen om jouw persoonsgegevens te beschermen. In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom wij bepaalde persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en wat jouw rechten zijn.
Verantwoordelijke organisatie
Vesteda Investment Management B.V. (hierna “Vesteda”, “wij” of “ons”) is een Nederlandse woningbelegger en -verhuurder. Vesteda is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van sollicitanten en referenten.
Ons hoofdkantoor is gevestigd aan De Boelelaan 759, 1082 RS in Amsterdam. Wij staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 14071789.
In deze privacyverklaring beantwoorden wij de volgende vragen:
Wat zijn persoonsgegevens?
Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Wanneer mogen wij persoonsgegevens verwerken?
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Wanneer delen wij jouw persoonsgegevens met derden?
Hoe beschermt Vesteda jouw persoonsgegevens?
Hoelang bewaart Vesteda jouw persoonsgegevens?
Wat zijn jouw rechten?
Hoe neem je contact op met Vesteda?
Wijzigingen
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Waarbij als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een adres, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
2. Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Het verwerken van persoonsgegevens is iedere bewerking van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, opvragen, raadplegen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
3. Wanneer mogen wij persoonsgegevens verwerken?
Vesteda verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en transparant. Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een rechtmatige grondslag, bijvoorbeeld het gerechtvaardigd belang. Van onze sollicitanten verzamelen we persoonsgegevens om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor een functie en we een arbeidsovereenkomst met jou zouden willen en kunnen aangaan.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Sollicitanten
Om te solliciteren bij Vesteda, vul je op www.werkenbijvesteda.nl diverse persoonlijke gegevens in. De gegevens die je in het sollicitatieformulier op de website invult, komen bij ons binnen in ons portaal. Hierin worden ook de documenten opgeslagen die wij je vragen te uploaden, namelijk jouw cv en motivatiebrief. De persoonsgegevens blijven tijdens het sollicitatieproces beschikbaar via het portaal.
Ons uitgangspunt is dat wij niet meer informatie verwerken dan nodig is. Wij verwerken van sollicitanten ook de volgende persoonsgegevens:
volledige naam;
adres;
e-mailadres;
telefoonnummer
woonplaats;
geslacht;
geboortedatum;
geboorteplaats;
titulatuur;
diploma’s, getuigenschriften en opleidingsgegevens;
foto en video opnamen;
uitkomsten assessments en screening;
VOG verklaring;
werk- & verblijfsvergunningen;
werkgeversverklaring.
Wij verzamelen en verwerken ook persoonsgegevens van sollicitanten via referenties, persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen en voor de volgende doeleinden:
om je sollicitatie te behandelen. De collega’s en derde partijen die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure en de daarbij horende screenings krijgen jouw persoonsgegevens. Dit doen wij op basis van jouw toestemming dan wel het nemen van precontractuele maatregelen om uiteindelijk een arbeidsovereenkomst met jou aan te kunnen gaan;
om statistische onderzoek uit te voeren, zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures. Dit is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van Vesteda, namelijk het kunnen bepalen van beleid, het verbeteren van werkprocessen en een efficiënte bedrijfsvoering;
om je op te nemen in een kandidatenlijst, wanneer je niet wordt aangenomen voor een functie bij ons,. Hiervoor vragen wij jouw toestemming;
om het proces van werving en selectie aan te passen en te verbeteren. Hiervoor heeft Vesteda een gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen verbeteren van onze bedrijfsprocessen.
Referenten
Wanneer je solliciteert bij Vesteda vragen wij je om referenties op te geven. Dit betekent dat wij een naam en contactgegevens van één of meerdere referenten ontvangen en verwerken. Dit heeft tot doel contact op te nemen met desbetreffende referent om navraag te doen over het functioneren van de sollicitant. De grondslag hiervoor is het gerechtvaardigd belang van Vesteda om de geschiktheid van de sollicitant voor de functie te kunnen beoordelen en het gerechtvaardigd belang van de sollicitant om de eigen geschiktheid voor de functie te kunnen onderbouwen.
5. Wanneer delen wij jouw persoonsgegevens met derden?
Wij gaan vertrouwelijk met je persoonsgegevens om. Dat betekent dat we ze alleen in de volgende gevallen delen met andere partijen.
Als een externe partij is betrokken bij de sollicitatieprocedure
Wij krijgen hulp van externe partijen bij een sollicitatieprocedure. Dit is onderdeel van onze pre-employment screening. Wij laten al onze sollicitanten die in een vergevorderd stadium van hun sollicitatieprocedure zijn, screenen. Ook vragen wij om referenties. Met deze derde partijen delen wij in dat geval jouw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is. Wij vragen voorafgaand aan dat wij contact opnemen altijd om jouw toestemming.
Als wij interne onderzoeken uitvoeren om onze dienstverlening te verbeteren
Eerder gaven wij aan dat wij jouw persoonsgegevens ook kunnen verwerken om statistische analyses uit te voeren, zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures, of om het proces van werving en selectie aan te passen en te verbeteren. Soms helpen derde partijen ons daarbij. In dat geval kunnen wij jouw persoonsgegevens – zoveel mogelijk geanonimiseerd – delen met deze externe partijen.
Dienstverleners
Vesteda maakt gebruik van verschillende dienstverleners, bijvoorbeeld onze websitebouwer, software- en Cloud leveranciers en andere ICT-dienstverleners. Dit zijn verwerkers van ons en kunnen in die hoedanigheid jouw persoonsgegevens ontvangen. Met deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Daarin staat dat zij net zo veilig en vertrouwelijk met je persoonsgegevens dienen om te gaan als Vesteda.
Als dat moet volgens de wet
Volgens de wet zijn wij in sommige gevallen verplicht om persoonsgegevens met andere partijen te delen. Wij moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens delen met justitiële instanties of de Belastingdienst als zij daarom vragen.
6. Hoe beschermt Vesteda jouw persoonsgegevens?
Vesteda verwerkt je persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Daarbij houden wij ons uiteraard aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.
Met organisaties die je persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat zij net zo veilig en vertrouwelijk met je persoonsgegevens om dienen te gaan als Vesteda.
7. Hoelang bewaart Vesteda jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze hebben verwerkt. Leidt je sollicitatie niet tot een baan bij Vesteda? Dan vernietigen we uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure alle persoonsgegevens die je ons hebt gegeven (waaronder de persoonsgegevens van referenten). Vesteda leeft hierbij de regels van de NVP Sollicitatiecode na.
Heb je voor de sollicitatie een screening gedaan? Dan vernietigen we het testrapport ook binnen die termijn.
Het kan voorkomen dat we je persoonsgegevens langer willen bewaren. Bijvoorbeeld omdat we later misschien een passende baan voor je hebben. Daar moeten we je dan schriftelijk toestemming voor vragen. Als je die toestemming geeft, bewaren we je persoonsgegevens tot maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.
8. Wat zijn jouw rechten?
Je beschikt over de volgende rechten.
Recht op inzage;
Recht op correctie;
Recht om vergeten te worden;
Recht om bezwaar te maken;
Recht op beperking;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens.
Indien je toestemming aan ons hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je deze altijd intrekken. Als je jouw toestemming intrekt, betekent dit in beginsel dat wij daarvoor wel het recht hadden om jouw persoonsgegevens te verwerken, maar daarna niet meer.
Wij zullen binnen een maand na ontvangst inhoudelijk reageren op jouw verzoek. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor wij geen of niet volledig gevolg kunnen geven aan jouw verzoek. Zo zijn de genoemde rechten niet in elke situatie (volledig) van toepassing en gelden er wettelijke uitzonderingen en beperkingen. Indien een dergelijke omstandigheid, uitzondering of beperking zich voordoet, dan zullen wij dat aan jou melden.
Om jouw rechten uit te oefenen kan je een schriftelijk verzoek sturen via de onderstaande contactgegevens.
9. Hoe neem je contact op met Vesteda?
Heb jij een vraag over de verwerking van jouw persoonsgegevens, over deze Privacyverklaring? Stuur dan een e-mail naar privacy@vesteda.com, of een brief naar:
Vesteda Investment Management B.V. (t.a.v. afdeling HR)
Postbus 75675
1070 AR AMSTERDAM
Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens. Wij zullen er alles aan doen om er samen uit te komen. Je hebt daarnaast de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudertoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij zullen deze privacyverklaring regelmatig herzien en mogelijk ook wijzigen. Als wij dat doen, zullen wij je hierover op onze website informeren. Wij adviseren je om deze privacyverklaring regelmatig na te lezen.